Avere un indirizzo email professionale è diventato una necessità per le aziende, in quanto si tratta di un servizio che permette di garantire la privacy, gestire efficacemente le comunicazioni sia interne che esterne e distinguersi in maniera efficace nel settore di propria competenza. Ma di cosa si tratta, nello specifico? Un’email aziendale è una casella di posta elettronica utilizzata in ambito business, in grado di rispondere alle esigenze professionali senza le limitazioni dei servizi rivolti ai privati, e caratterizzata da un dominio personalizzato.
Cosa tratteremo
Come scegliere la suite per la mail professionale
Una suite di posta elettronica è un insieme di strumenti integrati che permettono di gestire le comunicazioni in maniera efficiente, non limitandosi semplicemente allo scambio di messaggi. Le suite, infatti, includono servizi per organizzare le email (ad esempio permettono di creare cartelle ed etichette per i messaggi); integrano il calendario e la rubrica per memorizzare informazioni e semplificare l’invio delle mail, consentono le chat di gruppo e la condivisione dei documenti e fogli di calcolo, anche di grandi dimensioni, per lavorare in team in tempo reale, ecc.
Scegliere la suite per la mail aziendale adatta alle esigenze del proprio business, però, potrebbe non essere immediato. Infatti, ne esistono molteplici sul mercato che offrono funzionalità differenti e di grande utilità, come quelle della suite di mail professionale Zimbra. Senza dubbio, tra gli aspetti di fondamentale importanza ci sono la sicurezza e la privacy: è necessario trovare una suite in grado di trasmettere i dati in maniera sicura e affidabile. Ancora, è necessario trovare una suite integrata con i diversi strumenti di utilizzo quotidiano, personalizzabile, in base alle nacessità della propria attività, e scalabile, così da non dover utilizzare una suite differente al cambiamento delle esigenze del business ma aggiungere semplicemente ulteriori funzionalità alla suite già presente. Un altro dettaglio da considerare è la facilità di utilizzo da qualsiasi dispositivo, in modo da essere accessibile a ogni collaboratore, anche se meno esperto. In più, è fondamentale affidarsi a una suite offerta da un provider attento alle esigenze dei clienti, in grado di intervenire in maniera tempestiva in caso di malfunzionamenti di varia natura. Infine, non bisogna dimenticare il rapporto qualità prezzo.
Perché è importante avere una email professionale
Come già accennato, le esigenze delle aziende sono differenti rispetto a quelle dei soggetti che utilizzano la mail in ambito non professionale. Le organizzazioni, infatti, devono gestire un costante flusso di informazioni, e comunicare con diversi interlocutori, sia all’interno che all’esterno dell’azienda (collaboratori, fornitori, partner commerciali, clienti, ecc.). Per questo motivo, nell’ambito business è fondamentale disporre di un’ampia capacità di archiviazione per le email, così da non rischiare di perdere dei messaggi importanti. Tuttavia, le caselle di posta elettronica professionali non differiscono da quelle tradizionali solo per lo spazio aggiuntivo, ma anche per il sistema di crittografia che permette di tutelare la privacy degli scambi e il filtro antispam che evita messaggi indesiderati bloccandoli in entrata. Ancora, l’email professionale funge da tratto distintivo delle aziende, perché consente di scegliere un dominio rappresentativo della stessa e diverso da qualunque altro. In questo modo, è possibile dare un’immagine più seria del business.
